【初級】データポータルにGoogleスプレッドシートを連携&レポートの作成方法・5つの注意点を紹介

プロジェクト管理や複数メンバーでのタスク管理に、スプレッドシートを活用している企業や担当者が多いと思います。このスプレッドシートとデータポータルを連携すると、バラバラに管理されているデータの統合や分析が可能で、見やすくビジュアライズされたグラフを容易に作成できます。もちろんメンバー間の共有や保存も簡単にでき、コストをかけずに業務の効率化が実現します。

本記事では、データポータルとスプレッドシートの連携によるメリットや、具体的な連携方法、連携時の注意点などを解説します。データポータルを有効活用して、御社貴社の効果的・効率的なマーケティング活動にお役立てください。

目次

データポータルとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

最初に、データポータルとスプレッドシートを連携することで得られるメリットをご紹介します。 

メリット1.  複数のスプレッドシートデータを統合し自動でレポーティングできる

 

データポータルでは、複数のスプレッドシートのデータを簡単に統合できます。例えば、自社のECサイトの日別のアクセス数と日別の売上を別のスプレッドシートで管理していても、データポータル上で統合することで、1つのレポートで確認できるようになります。

また、わかりやすい任意のグラフや表で可視化できます。データポータルとスプレッドシートを一度連携しておくと随時接続されるので、データを更新するだけで、日々の変化や最新情報をビジュアル化されたグラフ等で確認できます。自動で結果が反映されることから、レポート作成作業の負担軽減につながります。

メリット2.   スプレッドシート以外のデータも同時確認できる

データポータルは、スプレッドシート以外のデータとも連携でき、複数のデータを同時確認できます。Google広告やGoogleアナリティクス、YouTubeアナリティクスなど17ツール(※)と連携が可能で、ツールごとに管理を行う手間が省けます。対応していないツールであっても、スプレッドシートにデータをまとめることで連携が可能となります。

※ 公式コネクタ以外にパートナーコネクターも連携ができます。

メリット3.  レポートの共有が簡単になる

データポータルで作成したレポートはGoogleドライブに保存されるため、容易にほかのユーザーと共有できます。Googleドライブ上で共有や編集などのやりとりが完結するので、ほかのチャットツールが不要となり、社内チームでのデータ共有作業が簡素化します。また、編集、閲覧権限をユーザーごとに分けることで、機密性の高いデータも安心して扱うことができます。

データポータルとGoogleスプレッドシートを連携する方法

ここからは、データポータルとスプレッドシートを連携させる方法を説明します。事前にデータソースとして利用するスプレッドシートを整理しておくと、作業がスムーズに進みます。

STEP0. 使用するスプレッドシートを準備する

事前にデータポータルと連携するスプレッドシートを準備しておきます。このとき使用するスプレッドシートを下記以下ポイントに注意をして作成しておくと、データが正しく認識され連携がしやすくなります。

個別のワークシートを使用する

データポータルで連携するスプレッドシートは、ワークシートごとにまとめられたデータが適しています。ソースとするデータは、ワークシートごとにまとめておくようにしましょう。

縦長の単純な表形式とする

データポータルとつなぐワークシートまたは指定範囲の表形式は、データのみを含む、結合していない単一セルを利用します。また、幅が広い表より縦に長い表(図1)にすると、データポータルでの作業がより簡単になります。

【図1】望ましい表

日付 売上 販売数
2021-04-23 450,000 90
2021-04-24 400,000 80
2021-04-25 350,000 70
2021-04-26 500,000 100
2021-04-27 450,000 90
2021-04-28 600,000 120

【図2】ふさわしくない表

日付 2021-04-23 2021-04-24 2021-04-25 2021-04-26 2021-04-27 2021-04-28
売上 450,000 400,000 350,000 500,000 450,000 600,000
販売量 90 80 70 100 90 120

 

日付は完全な年月日を入れる

セルに日付を入れる場合は、23/4/2021、2021-04-23のように、年月日が全て含まれるように入力します。これらに留意してスプレッドシートの準備ができたら、実際に連携を進めていきましょう。

STEP1. データポータルにログインして「作成」を選択

最初に、Googleアカウントでデータポータルにログインします。左上にある 「作成」 をクリックして「データソース」を選択するか、レポートタグの「空のレポート」を選びます。

STEP2. 使用したいスプレッドシートを接続

データポータルで接続可能なサービス一覧が表示されるので、「Googleスプレッドシート」を選択します。

すると、Googleドライブに格納されているスプレッドシートの一覧が表示されるので、データソースとして使用したいファイルとワークシートを選択します。必要であれば、オプションの選択項目にもチェックを入れましょう。

「追加」をクリックすると以下の画面が出ます。完了を押すと下準備の完了です。

これで、データポータルとスプレッドシートの連携ができました。

Googleスプレッドシートのデータをデータポータルでレポート作成する方法

続いて、実際にデータポータルでレポートを作成する手順を説明します。データポータルを利用すると、ビジュアル的にも見やすく、カスタマイズ性に優れたレポートを簡単に作成でき、共有や保存、ダウンロードも簡易操作で完了します。

STEP1.  「グラフを追加」から使用したいグラフを選択

レポート新規作成画面上部タブメニューにある「データを追加」「グラフを追加」「コントロールを追加」からグラフの追加が可能です。仮に「グラフを追加」のタグを選択すると、様々なグラフに加工できるデータ編集画面が現れます。ここで棒グラフを選ぶと、以下のように表データの横に棒グラフが生成されました。

グラフだけではなく表にすることも可能なので、最適なスタイルを選ぶようにしましょう。

STEP3.ディメンション、指標を設定する

右側のデータ編集画面では、ディメンションや指標を追加・変更することができます。

ディメンションと指標はWebデータを分析する際に必要な要素で、指標がデータを定量化したものであるのに対し、ディメンションはデータの属性を表します。例えば、「ページごと(ディメンション)のアクセス数(指標)を見る」などのように、ディメンションが分析軸で、指標はその属性の数・値となります。

ディメンションと指標は組み合わせて使うことが多く、データポータルでもいろいろな組み合わせで分析することが可能です。ディメンションや指標を変えるだけで、さまざまな視点によるグラフを生成できるのも、データポータルの魅力といえます。最終的に欲しいデータや目的に応じた、適切なディメンションと指標を選ぶようにしましょう。

STEP4.「テーマ」「レイアウト」で見やすいビジュアルに変える

右側に「テーマ」「レイアウト」のタグでは、好みのビジュアルやスタイルに変更できます。テンプレートにないテーマも自由にカスタマイズできるので、見やすくわかりやすいレポートになるよう編集しましょう。

STEP5.レポートを共有またはダウンロードする

作成したレポートを、他者と共有する、またはダウンロードすることが可能です。右上の「共有」のプルダウンメニューから選びます。また、右上の「表示」をクリックすると、レポートの全体像を確認することができます。これで、スプレッドシートのデータを、データポータルでレポートにすることができました。

データポータルに複数のGoogleスプレッドシートを読み込む方法

データポータルでは、1つのレポートに複数のスプレッドシートのデータを読み込んでまとめることが可能です。以下で方法を説明します。

STEP1.追加するデータを準備する

既存のレポートに追加しようとするデータを、先に準備しておくと便利です。データポータルにログイン後、左上の「作成」をクリックして、「レポート」を選択します。

「データのレポートへの追加」 ページが表示されるので、新たに作るデータを追加するのであれば、「データに接続」 を選んでデータを新規に作成します。既存のデータを追加するのなら、「マイデータソース」タブを選ぶと、今まで作ったデータソースが保存されているので、使用するデータを選びます。

STEP2.既存のレポートにデータを追加する

既存のレポートを開いて、編集画面のツールバーの「データを追加」をクリックします。STEP1で説明した「データのレポートへの追加」 ページが表示されるので、必要なデータを作成・選択して追加します。

STEP3.レポートを管理する

既存のレポートは、上部ツールバーの「リソース」から「追加済みのデータソースの管理」をクリックすると、編集や削除、複製などが可能です。

データポータルとGoogleスプレッドシートを連携するときに知っておきたい5つの注意点

最後に、データポータルとスプレッドシートを連携する際に注意したいポイントを5つ説明します。実際に作業を行う前に、確認をしておくことをおすすめします。

注意点1.共有フォルダ内のスプレッドシートは利用できない

データポータルは、Googleドライブ内の共有フォルダにあるスプレッドシートにはアクセスできません。共有フォルダ内のデータを使用したい場合は、プライベートフォルダにダウンロードするか、コピーをして利用するようにしましょう。

注意点2.スプレッドシートのデータは縦の表形式にする

スプレッドシートのデータは縦形式の表データを使うようにします(参照:STEP0. 使用するスプレッドシートを準備する)。横形式のデータを使用すると、正確な集計データが表示されない、フィールドが多数生成される、意図したフィルタリングができないなどの不都合が生じる可能性があります。

注意点3.フィールド名は重複しないように命名する

データの最初の行には、各列の凡例・ヘッダーを1セルに1つずつ入れます。前述の図1では、「日付」「売上」「販売数」のことで、これがデータソースのフィールド名になります。また、この名称は、ほかのものと重複させないようにします。同じ名前が使われていると、連携時にエラーが起きるか、表示がおかしくなる可能性があります。

注意点4.スプレッドシートではセルの結合をしない

スプレッドシートのセルが結合されていると、データが正しく表示されないことがあるので、1つのセルに1つのデータを入れるようにします。また、セルにはデータのみを入れることが可能で、グラフや画像などをインポートすることはできません。

注意点5.「ディメンション」「指標」について理解する

前述でも説明した分析軸・属性のディメンションと、その数値を表す指標を変えることで、さまざまな視点による分析が可能となります。そのため、それぞれの意味をしっかりと理解することで、目的やKPIに応じたレポーティングが可能となります。最適なディメンション、指標を選択して、自社が求めるレポートを作成しましょう。

まとめ:データポータルにGogleスプレッドシートのデータを反映させよう

データポータルとスプレッドシートを連携するメリットや方法などを解説しました。スプレッドシートのみで分析・管理をするよりもデータを把握しやすく、他データとの統合や連携が可能で、共有やダウンロードなども容易にできる利便性の高さが特徴です。作業負担も軽減できるので、マーケティング活動の効率化をお考えなら、ぜひデータポータルの利用をご検討ください。

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